Huis- en gedragregels

1 Attenties

  • 1.1 Geboorte
    - Kaartje sturen, indien geboortekaartje ontvangen. 
    - Leden van de vereniging die moeder worden krijgen een attentie ter waarde van € 10,-, 
    indien kaartje ontvangen. actie: secretaris
  • 1.2 Huwelijk
    - Afvaardiging bestuur bezoekt receptie met enveloppe met € 10,00 actie: secretaris
    - Indien kaartje ontvangen.
  • 1.3 Overlijden
    - Indien lid van de vereniging actie: secretaris
    - Condoléancekaart
    - Advertentie
    - Bloemstuk
    - Bezoek (avond)dienst
    - Betrokken team speelt met rouwbanden en/of 1 minuut stilte actie: secretaris/afdelingen
    - Afhandeling solidariteitsfonds KNVB, indien lid van voetbal actie: DB/secretaris
    - 1 minuut stilte op jaarvergadering actie: voorzitter
    - Indien partner of gezinslid van lid actie: secretaris
    - Condoléancekaart
    - Overige situaties ter beoordeling van het bestuur actie: DB
  • 1.4 Ziekte / ongeval
    - Indien lid van S.V.O.- opname in ziekenhuis als gevolg van verenigingsactiviteiten:
    kaart sturen. actie: secretaris
    - Overige situaties ter beoordeling van het bestuur.

2 Recepties: Op basis van ontvangen uitnodiging:

  • 2.1 Andere sportvereniging
    - kaart sturen, eventueel receptie bezoeken door afvaardiging 
    afdelingsbestuur met envelop (€ 10,-) actie: secretaris
  • 2.2 Andere dorpsvereniging
    - kaart sturen, eventueel bezoek receptie door afvaardiging
    S.V.O.-bestuur met envelop ( €10,- ) actie: secretaris.
  • 2.3 Kampioenen andere verenigingen actie: secretaris
    - kampioenschap: kaart sturen, eventueel bezoek receptie
    door afvaardiging betreffende team cq afdelingsbestuur met envelop (€ 10,- )

3 Contributie

  • 3.1 Bestaande leden:
    - Na afloop van de competitie wordt door de afdeling voetbal resp. korfbal geïnventariseerd 
    wat de leden (actieve en kader) het komende seizoen gaan doen. Met betrekking tot de 
    steunende leden dienen zij zelf aan te geven of ze willen stoppen. Anders gaan we er
    gewoon van uit dat ze steunend lid blijven. Zo krijgen we een lijst die geheel up-to-date is.
    Voor iedereen geldt dat zij per 1 augustus hebben aangegeven of zij steunend cq actief lid
    zijn. Wijzigingen na die datum als gevolg van blessures of zwangerschap leiden in principe 
    niet tot contributie teruggave. Bij eventuele bijzondere situaties kan penningmeester 
    (eventueel in overleg met het dagelijks bestuur) anders bepalen. 
    - Voor 1 augustus worden deze lijsten door de verantwoordelijke van deze ledenadministraties
    naar de penningmeester verzonden. Hij gaat vervolgens de incassobatch opmaken alsmede 
    de betalingsbrieven voor die leden die nog geen machtiging voor incasso ingediend hebben.
    - Rond 15 augustus gaan de betalingsbrieven en de incassobatch de deur uit. De zelfbetalers 
    hebben dan tot 1 september de tijd om de contributie te betalen.
    - Indien er storno’s zijn van de incassobatch zal de penningmeester deze personen een brief 
    sturen waarin zij verzocht worden zelf voor betaling te zorgen.
    - Namen van actieve-leden waarvan betalingen op 1 september nog niet binnen zijn worden 
    doorgegeven aan de afzonderlijke afdelingen. De afdelingen geven dit door aan hun leden. 
    Zolang de betaling niet binnen is zijn zij niet gerechtigd deel te nemen aan trainen en/of 
    wedstrijden.
    - Steunende leden waarvan de betalingen op 1 september nog niet binnen zijn krijgen rond
    15 oktober een herinnering gestuurd. Hierin wordt verzocht voor 31 oktober te betalen. 
    Indien geen betaling zullen zij als lid afgemeld worden bij vereniging en betreffende bond.
  • 3.2 Nieuwe leden:
    - Nieuwe leden melden zich aan bij de betreffende ledenadministratie. Pas als alles geregeld 
    is (alle gegevens en machtiging binnen) 
    worden de nieuwe leden aangemeld bij de 
    betreffende bond en zijn ze gerechtigd deel te nemen aan trainingen en/of wedstrijden.
    - Nieuwe leden die aangemeld zijn voor 1 augustus worden meegenomen in de incassobatch 
    van 15 augustus. Voor verdere procedure zie bestaand leden.
    - Nieuwe leden aangemeld tussen 1 augustus en 1 januari worden rond 15 januari gemeld bij 
    de penningmeester (liefst alleen rond die datum een lijst). Van deze leden wordt dan door de 
    penningmeester een tweede incassobatch gemaakt. Voor verdere procedure zie bestaande 
    leden. Deze leden zijn natuurlijk wel gerechtigd deel te nemen aan trainingen en/of 
    wedstrijden!!
    - Nieuwe leden aangemeld tussen 1 januari en 30 mei dienen de contributie voor die periode
    contant te betalen bij penningmeester (eventueel bij verantwoordelijke voor
    ledenadministratie)

4 Vrijwilligers

Onze vereniging SVO telt momenteel ruim 600 leden die met erg veel plezier wekelijks hun sport beoefenen. Daar zijn we erg trots op. Maar dat kan alleen met de enthousiaste inzet van genoeg vrijwilligers. Bij allerlei activiteiten is de hulp van vrijwilligers nodig.

Wij vragen onze leden vanaf 16 jaar en ouder(s) van leden beneden de 16 jaar, mee te helpen onze vereniging draaiende te houden. Omdat we iedereen graag de kans willen geven om te helpen bij een activiteit die iemand leuk vindt, is er een lijst van activiteiten waaruit iemand kan kiezen. Uiteraard mogen er ook meerdere activiteiten worden aangekruist.

Er wordt eerst een inhaalslag gemaakt bij de huidige leden van de Sportvereniging Oostrum en daarna zal ieder nieuw lid dit aanmeldingformulier met activiteitenlijst ontvangen.

Toelichting op de activiteitenlijst.

Heb je je opgegeven voor een of meerdere activiteiten?

Binnenkort neemt de vrijwilligerscoördinator telefonisch contact met je op om meer specifieke afspraken te maken.

Wat doet SVO met de binnengekomen formulieren?

De formulieren worden verzameld bij de vrijwilligerscoördinator van SVO. Dit is Job Euwes. Hij slaat de ontvangen gegevens digitaal op. Met behulp van de gegevens en informatie kan SVO snel mensen benaderen als er een activiteit gepland wordt of als er ergens extra hulp nodig is. Daarnaast krijgen we zo een totaalbeeld van alle vrijwilligers en het werk dat er gedaan wordt en/of werkzaamheden waarvoor nog vrijwilligers gezocht moeten worden. Ook komen zo de mogelijkheden en interessegebieden van al onze leden en hun ouders in beeld, zodat SVO beter in staat is maatwerk te bieden aan de leden.

Ben je na het invullen van een activiteit een vrijwilliger van SVO?

Als je een activiteit hebt ingevuld ben je voor SVO meestal een incidentelevrijwilliger. Ben je echter inzetbaar voor veel activiteiten of intensieve taken dan ben je een vaste vrijwilliger. Dat is dus afhankelijk van de gevraagde tijdsinspanning. Alle hulp is welkom maar om tot de groep vaste vrijwilligers te horen moet je takenpakket aan de volgende omschrijving voldoen:

Als vaste vrijwilliger wordt aangemerkt: 
Leden die wekelijks een bijdrage leveren, binnen afdeling korfbal of voetbal,
aan de sportbelangen van de afdelingsleden en daarin minimaal een geheel seizoen een bijdrage hebben geleverd.

Daaronder vallen met name de volgende taken; scheidsrechter, teamleider, trainer, bestuurslid, afdelingslid, commissielid, enz.

Het afdelingsbestuur (korfbal en voetbal) beslist of voldaan wordt aan de voorwaarden en draagt collectief op het einde van het seizoen de vrijwilligers voor aan SVO.

Welke voordelen zitten er aan het vrijwilliger zijn van SVO?

Als vaste vrijwilliger bieden we je een aantal voordelen:

  • Gratis gebruik van sportkleding die noodzakelijk is voor uitvoering van je taak voor 1e teams (zoals
    coachjas, trainersjas, trainingspak, sporttas);

  • Gratis toegang tot wedstrijden op Sportpark De Spar;

  • Gratis cursussen en trainingen op je taakgebied;

  • Vergoeding van onkosten die je moet maken (bijv. reiskosten);

  • Elk jaar een feestavond in mei/juni ter afsluiting van het seizoen; 

  • Een attentie van SVO tussen oud en nieuw;

  • Persoonlijke ondersteuning vanuit de afdelingen;

  • KNVB of KNKV Magazine

Welke nadelen zitten er aan het vrijwilliger zijn van SVO?

Er zijn ook enkele nadelen te noemen:

  • Je moet je aanmelden als lid van SVO: afdeling voetbal (KNVB) of afdeling korfbal (KNKV), als je
    nog geen lid zou zijn. Dit geschiedt conform de statuten van SVO en heeft te maken met 
    verzekeringen voor leden van de afdelingen en het solidariteitsfonds van de KNVB.
  • Je gaat dus ook contributie betalen. Dit is voor een vrijwilliger minimaal de bijdrage als steunend lid.
    Voor afdeling korfbal is dit momenteel € 18,00 en voor afdeling voetbal € 24,00. 
    De contributiebedragen korfbal worden stapsgewijs verhoogd zodat er straks één
    contributiebedrag is binnen SVO voor steunende leden/niet spelende vrijwilligers.
  • Als je uitsluitend actief bent als vrijwilliger, kun je de betaalde contributie op het einde van het
    seizoen wel weer terugvragen aan SVO (via je eigen afdelingsbestuur);
  • Verder zouden we het niet weten………………………….

5 Jubilarissen

*  ledenbestand bijhouden.     actie: ledensecretariaat
*  wie, wanneer en soort jubileum uitzoeken   actie: ledensecretariaat
*  Huldiging jubilarissen tijdens vrijwilligersavond SVO actie: activiteiten / DB
* Eventueel bos bloemen voor partner.

Algemeen:

  1. SVO stelt een teken van verdienste in, en wel een speld, waarop het logo van SVO
  2. Het teken van verdienste wordt in goud of zilver toegekend en kan maar eenmalig aan de zelfde persoon worden uitgereikt.
  3. Het teken van goud gaat vergezeld van een oorkonde, waarop de reden van toekenning is vermeld.
  4. Toekenning geschiedt onder de voorwaarden zoals in onderstaande criteria staat aangegeven.

Uitreiking:

  1. Het teken van verdienste wordt uitgereikt op een algemene ledenvergadering van SVO, dan wel bij een bijzondere gelegenheid. Dit ter beoordeling van het bestuur van SVO.
  2. De voorzitter van SVO reikt het teken van verdienste uit. Bij zijn afwezigheid wordt het teken van verdienste uitgereikt door een bestuurslid, aan te wijzen door het bestuur van SVO.

Voorwaarden:

  1. Een zeer nauwkeurige administratie van leden en functies, waarbij de juistheid van data vooraan staat. Onder functies wordt verstaan: bestuurslid SVO, bestuurslid afdeling voetbal c.q.  afdeling korfbal, jeugdleider, leider c.q. leidster van een team, grensrechter,  verenigingsscheidsrechter, terreinmedewerker, kantinebeheerder,  wedstrijdsecretaris,trainer(ster), jeugdbestuursleden afdeling voetbal,  sponsorcommissie etc..
  2. Een consequente toepassing van de criteria tot toekenning.
  3. Een tijdige signalering aan het bestuur van het voldoen aan de voorwaarden tot toekenning.
  4. Bij benoeming tot erelid: voorstel vanuit AB van de SVO en instemming met het voorstel door de algemene ledenvergadering van SVO.

Te hanteren criteria ten aanzien van:

ZILVER:

  1. 12 jaar vervullen van een functie binnen SVO waarin men door het bestuur van SVO cq ledenvergadering is benoemd.
  2. 9 jaren in de functie van bestuur SVO c.q. bestuur afdeling voetbal/korfbal.
  3. 50 jaar lid van de afdeling Voetbal of Korfbal
  4. Andere verdiensten voor de SVO op voordracht van het AB van de SVO 

GOUD:

  1. 25 jaar vervullen van een functie binnen SVO waarin men door het bestuur van SVO c.q. ledenvergadering is benoemd.
  2. 12 jaren in de functie van bestuur SVO c.q. bestuur afdeling voetbal/korfbal.
  3. Andere verdiensten voor de SVO op voordracht van het AB van de SVO. Het uitreiken van de verdienste in goud gaat vergezeld met een daarbij passende  oorkonde.

ERELID:

Ereleden zijn leden van de SV Oostrum die door hun jarenlange en/of bijzondere verdiensten voor de SV Oostrum in aanmerking komen voor deze benoeming. 
Dit op voordracht van het AB van de SVO en goedkeuring ledenvergadering van de  SVO.
De benoeming als erelid wordt vergezeld met een daarbij passende oorkonde.

 

6 Declaraties

Wat zijn declaraties:
Kosten die door derden betaald cq gemaakt zijn ten behoeve van de Sportvereniging.

Wie kan declareren:

  1. Personen die uit hoofde van hun functie (bestuursleden, commissieleden etc.) kosten maken voor de vereniging of om hun functie te kunnen uitvoeren.
  2. Personen die in opdracht van de onder lid 1 genoemde personen kosten maken voor de vereniging of om hun functie te kunnen uitvoeren.

Wat wordt er vergoed:
Alle kosten die gemaakt worden ten behoeve van de vereniging worden 100% vergoed.
In het geval dat het kosten betreft die men niet aan kan tonen (denk aan autokosten (€ 0,19 per km)., telefoonkosten etc.) zullen deze vergoed worden.
Voor een aantal kosten zijn de te vergoeden bedragen reeds vastgelegd in eerdere hoofdstukken (denk aan recepties, huwelijk etc.)

Hoe kan men declareren:
Om een declaratie in te dienen maakt men gebruik van het geldende declaratieformulier zoals dat door de vereniging is opgesteld en goedgekeurd.
Dit declaratieformulier kan opgevraagd worden bij de penningmeester.

De declarant vult dit formulier volledig in, tevens worden de betaalbewijzen (kassabonnetjes) toegevoegd. Indien het kosten betreft waarvan geen betaalbewijzen voorhanden zijn (bv gemaakte autokosten) graag een duidelijke omschrijving gebruiken op het declaratieformulier.

Nadat de declarant het formulier volledig heeft ingevuld, levert hij dit in bij het bestuurslid van de SVO in wiens opdracht hij kosten heeft gemaakt.
Dit bestuurslid controleert het formulier en levert het na accordering in bij de penningmeester.
De penningmeester zal dan voor de uitbetaling zorgen, dit dient binnen twee weken na ontvangst gedaan te worden.

Indien de declarant een bestuurslid van de SVO is wordt het formulier ter accordering ingeleverd bij de penningmeester.
Indien de declarant de penningmeester is, zal het formulier door de voorzitter of de secretaris van de SVO geaccordeerd worden.

Indien de ingediende declaratie buitensporig of discutabel is, heeft de penningmeester het recht de uitbetaling, na overleg met de declarant, op te schorten zodat overleg gepleegd kan worden binnen het Dagelijks Bestuur van de Sportvereniging betreffende deze declaratie. 
Mogelijk zal na dit overleg afgeweken worden van de ingediende declaratie. De declarant zal hierover schriftelijk door de penningmeester van op de hoogte worden gesteld.

7 Bedrijfshulpverlening

De SVO heeft een zorgplicht naar haar leden en medewerkers toe. 
De algemene zorgplicht bekent dat de arbeidsomstandigheden dusdanig dienen te zijn dat zij de veiligheid, gezondheid en het welzijn van medewerkers waarborgen.
De vereniging conformeert zich aan de Arbo wet en zal dit ten uitvoer brengen in het voldoen aan de daarvoor gestelde eisen. Zoals preventie, Risico-inventarisatie en -evaluatie, EHBO, BHV
Vanaf 15 maart 2006 hoeven organisaties waar vrijwilligers werken niet meer aan alle verplichtingen van de ARBO-wet te voldoen. 
Het gaat dan onder meer om de artikelen over de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en het arbeidsgezondheidskundig onderzoek en het gehele ARBO-besluit met uitzondering van de verplichtingen die betrekking hebben op zeer ernstige risico's zoals valgevaar (bijvoorbeeld de verbouwing van een clubhuis), het werken met gevaarlijke stoffen. 
Vrijwilligersorganisaties zoals de SVO hoeven ook geen preventiemedewerker of bedrijfshulpverlener meer aan te stellen. Voor jonge vrijwilligers tot 18 jaar en vrijwilligers die zwanger zijn of borstvoeding geven blijven aanvullende bepalingen van kracht.

8. Tuchtreglement.

zie menu-item gedragsregels en tuchtreglement

9. Normen en Waarden ( GEDRAGSCODE )

zie menu-item gedragsregels en tuchtreglement

10 .Uitgangspunten bij besluitvorming bij verzoeken tot het bieden van ruimte/onderdak van derden in de accommodatie van SVO.

Inleiding:

Sportvereniging Oostrum beschikt op het adres Sparrendreef 7 naast sportvelden over een gebouwelijke accommodatie bestaande uit kleedlokalen en een kantinedeel met vergadervoorzieningen. Een deel van het terrein en gebouw is in bezit en gebruik van Tennisvereniging Oostrum 
Sportvereniging Oostrum heeft de voorzieningen om in de eigen behoeften van de vereniging te kunnen voorzien. Veel onderdelen van de voorziening worden intensief gebruikt echter niet alles is permanent bezet.

Bij eventuele verzoeken van derden om gebruik te mogen maken van de voorzieningen wordt onderstaande procedure en uitgangspunten gehanteerd:

  • Elk verzoek wordt individueel door het Algemeen Bestuur bekeken en er zal overleg met de tennisvereniging plaats vinden.
  • Een vraag van derden wordt in principe positief benaderd
  • Aanvragen komen pas in aanmerking indien er geen reële andere mogelijkheden voorhanden zijn
  • Het tegemoetkomen aan een verzoek mag niet ten koste gaan van een verenigingsactiviteit van SVO. Dit met inbegrip van bestuurlijke en andere aan de vereniging gelinieerde activiteiten
  • Financieel dient elke tegemoetkoming aan een vraag kostendekkend te zijn. Afhankelijk van de omvang en frequentie dienen ook de algemene kosten naar rato meegenomen te worden
  • Het gebruik van een verenigingsfaciliteit mag niet leiden tot meerwerk voor de vrijwilligers van SVO.
  • De afspraken en gang van zaken rond de toegang van de accommodatie dienen praktisch maar verzekeringstechnisch verantwoord te zijn.
  • De gebruiker dient zorg te dragen dat risico’s rond het gebruik gedekt zijn.
  • Jaarlijks wordt bekeken óf en onder welke voorwaarden de lopende afspraak wordt voortgezet.
  • De opzegtermijn voor een lopende afspraak is 3 maanden.